BIP Urzędu Miejskiego w Białej Piskiej

REFERAT ORGANIZACYJNY

Do podstawowych zadań Referatu Organizacyjnego należy obsługa Burmistrza, Rady, radnych, obsługa interesantów, zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu, prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu, obsługa prawna Urzędu i Rady Miejskiej, przeprowadzenie procedury zamówień publicznych dla Urzędu oraz prowadzenie kontroli w zakresie zamówień publicznych a w szczególności:

  1. W zakresie obsługi Rady:
  • przygotowywanie materiałów pod obrady Rady, zawiadamianie o zwołaniu Sesji, jej obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji jednostkom w nich wskazanym, a także organowi nadzoru oraz publikacja zgodnie z wymogami prawa,
  • współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy o samorządzie gminnym, przygotowywanie materiałów na posiedzenia komisji, zawiadamianie o zwołaniu posiedzenia komisji, obsługa komisji, obsługa narad i zebrań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
  • przekazywanie uchwał i innych postanowień Rady do realizacji i publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko – Mazurskiego,
  • rejestrowanie porozumień zawartych przez Burmistrza z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i przekazywanie ich do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko- Mazurskiego,
  • przekazywanie wniosków komisji i interpelacji radnych do realizacji Burmistrzowi oraz informowanie radnych o ich realizacji,
  • sporządzanie informacji o działalności Rady i komisji, przygotowywanie informacji o realizacji uchwał Rady,
  • prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji, wniosków i zapytań składanych przez radnych, rejestru wniosków komisji,
  • prowadzenie rejestru wniosków mieszkańców składanych radnym podczas dyżurów radnych,
  • prowadzenie ewidencji zarządzeń i decyzji Burmistrza,
  • koordynacja prac w zakresie przygotowania projektów uchwał i sposobu ich wykonania,
  • zapewnienie obsługi przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych i innych spraw wynikających z ustaw i przepisów szczególnych.
  1. Realizowanie obowiązków w zakresie gospodarki majątkiem Urzędu.
  2. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.
  3. Dokonywanie zakupów wyposażenia, materiałów biurowych i środków czystości na potrzeby Urzędu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
  4. Prowadzenie spraw kadrowych:
  • gospodarka etatami i funduszem płac,
  • prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego oraz przygotowywanie dokumentacji do czynności Burmistrza wobec dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy w sprawach z zakresu prawa pracy,
  • prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników oraz spraw związanych z praktykami studenckimi i uczniowskimi,
  • kontrola przestrzegania dyscypliny pracy i porządku pracy oraz przygotowywanie materiałów do przeprowadzenia postępowania dyscyplinarnego wobec pracowników Urzędu,
  • prowadzenie spraw dotyczących dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
  • organizowanie szkoleń i udzielanie skierowań w celu dokształcania pracowników Urzędu.
  1. Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Urzędu,
  2. Prowadzenie archiwum zakładowego:
  • przyjmowanie dokumentów z komórek organizacyjnych Urzędu, ich przechowywanie i udostępnianie,
  • ścisła współpraca z Archiwum Państwowym w Suwałkach w zakresie uzgodnień dotyczących przechowywania, brakowania i przekazywania dokumentów.
  1. Prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, w tym:
  • nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
  • prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania, wdrażanie programów komputerowych na stanowiskach pracy,
  • wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie,
  • prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

      9. Sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem wyposażenia Urzędu.

  1. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem samochodu służbowego na potrzeby Urzędu:
    • prowadzenie rozliczania kosztów drogowych,
    • rozliczanie paliwa,
    • zlecanie przeglądów technicznych,
    • zlecanie przejazdów służbowych.
  2. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem pomieszczeń zajmowanych przez Urząd Miejski w budynku administracyjnym przy ul. Pl. A. Mickiewicza 25 i 23 oraz Sikorskiego 21a w tym:
  • opracowywanie planu remontów bieżących i kapitalnych pomieszczeń zajmowanych przez Urząd we współpracy z kierownikiem Referatu GKMiN,
  • sporządzanie wniosków o zabezpieczenie środków finansowych w budżecie Gminy na utrzymanie pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
  • nadzór nad prawidłowością ponoszenia należnych kosztów z tytułu zarządzania budynkiem administracyjnym,
  • wnioskowanie o ubezpieczenie wyposażenia i pomieszczeń zajmowanych przez Urząd,
  • uczestniczenie w przeglądach technicznych budynków i w innych czynnościach spoczywających na właścicielu, a wynikających z prawa budowlanego i wydanych do niego rozporządzeń,
  • zapewnienie właściwego stanu sanitarno – porządkowego pomieszczeń w budynkach Urzędu oraz przeznaczonych do wspólnego użytku i przynależnego otoczenia budynków, w świetle przepisów o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
  1. W zakresie zamówień publicznych:
  • opracowanie zbiorczego planu zamówień publicznych w oparciu o informację kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
  • przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dla dostaw i usług oraz robót budowlanych powyżej 30 000 euro, w tym opracowywanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień:
    1. w oparciu o zakres zamówienia i kryterium oceny ofert podanych przez kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy,
    2. wydawanie specyfikacji i szczegółowych warunków zamówień dla zgłaszających zainteresowanie ogłoszonym postępowaniem,
    3. sporządzanie dokumentacji i protokołów postępowania,
    4. występowanie z wnioskami do Burmistrza o dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej i zatwierdzenie wyników postępowania,
    5. udostępnianie do wglądu uczestnikom postępowania części jawnych składanych ofert,
    6. przechowywanie złożonych ofert w trakcie postępowania, a po postępowaniu zabezpieczenie ich przechowania przez okres 4 lat,
  • przygotowywanie dokumentów informujących uczestników postępowań o ich wyniku,
  • przekazywanie informacji do referatów i na samodzielne stanowiska pracy dysponujących środkami finansowymi o najbliższym z możliwych terminie zawarcia umowy z wykonawcą zamówienia,
  • prowadzenie procedury odwoławczej związanej z zamówieniami publicznymi,
  • prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych powyżej 30000 euro, udzielanych w Urzędzie,
  • aktualizowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych,
  • udzielanie pomocy pracownikom Urzędu w stosowaniu i interpretacji ustawy Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych,
  • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Gminy.

13.Do zakresu działania Stanowiska ds. Kancelaryjnych należą:

  • obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza,
  • przekazywanie zaleceń Burmistrza komórkom organizacyjnym Urzędu,
  • organizowanie przyjęć interesantów przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
  • przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji zgodnie z dekretacją, obsługa poczty
    elektronicznej i skrzynki pocztowej,
  • prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
  • prowadzenie Głównego Rejestru Skarg.
  • prowadzenie Głównego Rejestru Zaświadczeń.
  • prowadzenie Książki Kontroli Zewnętrznych,
  • prowadzenie Rejestru Petycji,
  • zapewnienie sprawnej obsługi klientów.
  1. Do zakresu działania Punktu Obsługi Interesantów należą:
    • informowanie interesantów o możliwości i sposobie załatwienia spraw w komórkach organizacyjnych Urzędu,
    • udzielanie informacji o zakresie działania gminnych jednostek organizacyjnych oraz rodzaju spraw załatwianych w tych jednostkach,
    • przyjmowanie uwag, skarg i opinii na temat funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, pracowników, a także jednostek organizacyjnych Gminy,

 

  1. Do zakresu działania kontroli zarządczej należy kontrola finansowa w komórkach organizacyjnych Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy, związana z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Kontrola finansowa jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje:

  • przeprowadzanie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
  • badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
  • prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2
  • prowadzenie kontroli wynikających z ustaw oraz planu kontroli, 

 

16. Nadzór i współpraca z Organizacjami Pozarządowymi

Data powstania: wtorek, 24 cze 2003 08:21
Data opublikowania:
Data edycji: wtorek, 5 mar 2019 09:54
Opublikował(a): Damian Modzelewski
Zaakceptował(a):
Artykuł był czytany: 10555 razy
Ilość edycji: 1